Como lidar com tantas reuniões on-line?

O colunista Gilberto Guimarães responde leitora que não está conseguindo fazer a gestão do próprio tempo devido a tantos encontros pelo computador >> Envie sua pergunta, acompanhada de seu cargo e sua idade, para: [email protected]

"Desde que o trabalho está remoto, a quantidade de reuniões on-line na minha empresa só cresce. Aqui, infelizmente, não temos uma política de intervalo de 10 minutos entre as calls, como acontecem em outras multinacionais. Minha agenda é tomada por reuniões, porque eu gerencio diversos clientes da agência. Até meu chefe, o CEO da empresa no Brasil, faz piadinhas nas reuniões de time interno dizendo que não se consegue marcar um horário comigo. Eu realmente não sei como melhorar isso, e chego ao final do dia exausta. Cerca de 80% das minhas reuniões são com clientes externos. Preciso de um funcionário para dividir esses compromissos, mas ainda não temos budget para isso. Alguma dica?" Gerente de contas, 39 anos

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Como costumo reforçar, o “home working” veio para ficar. A maioria das empresas já está adotando o trabalho híbrido, ou seja, permitindo que um trabalhador do conhecimento possa trabalhar diretamente de “casa”, controlando seus horários e ferramentas de trabalho. Isso provoca grandes mudanças estruturais. Essa nova forma de trabalho pressupõe novas competências e nova organização, tanto dos chefes como dos subordinados. Um dos pontos chaves é que, agora, temos de aprender a usar as técnicas e os truques para desenvolver disciplina e para administrar o tempo.

O problema do excesso de reuniões é difícil de ser resolvido, mas é importante definir as prioridades do que fazer ou de quais reuniões participar.

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Quem não administra o tempo acaba fazendo as coisas ao sabor das pressões do momento, não na ordem e no momento em que se precisa. Na verdade, vale ressaltar que não se administra o tempo, mas sim se organiza o que se faz no tempo disponível. Não existe possibilidade de se “arranjar mais tempo” para fazer algo. É exatamente ao contrário. O que se pode fazer é aprender a usar o tempo para fazer as coisas que se considera importantes e prioritárias, profissional ou pessoalmente.

Administrar o tempo é fazer o que se considera importante, urgente e prioritário. Administrar o tempo é organizar a vida para conseguir fazer as coisas que realmente gostaria de estar fazendo, e que não consegue fazer porque anda ocupado demais fazendo tarefas não urgentes nem prioritárias, que acaba “não sobrando tempo para mais nada”. Quem tem tempo para fazer tudo que precisa fazer é quem consegue administrar o que faz. Não é quem está o tempo todo ocupadíssimo. Pelo contrário. Se você está trabalhando o tempo todo, até a noite e aos fins de semana, pode ter certeza que você não está administrando adequadamente o que faz no tempo disponível. Quem administra o tempo reduz o estresse causado pelo mau uso do tempo.

Como gerenciar a sobrecarga de trabalho no home office?

A ideia de mau uso ou desperdício do tempo pressupõe a noção de objetivos. Quem não tem um objetivo claramente definido vai desperdiçar tempo e vai ficar sobrecarregado. O bom ou mau uso do tempo depende do objetivo que se pretende alcançar. Ser produtivo é fazer certo as coisas certas. Certas são as coisas que levam ao seu objetivo.

Os empecilhos à boa administração do tempo são de várias naturezas. Os principais são excesso de tarefas; excesso de reuniões; e também os interesses contraditórios, por exemplo, as redes sociais. O problema do excesso de reuniões é difícil de ser resolvido. É um problema quase cultural. Existe uma crença esquisita de que a importância de uma pessoa se mede pele número de reuniões para as quais ela é convocada. Por conta disso acabamos tendo muito mais reuniões do que seria adequado, que duram mais tempo do que o necessário e com muito mais gente do que seria preciso.

Além disso, as reuniões são convocadas sem a devida antecedência, com objetivos não claros e, com pessoas que não sabem nem por que estão sendo convocadas e muito menos o que se espera da participação delas. Em geral, as reuniões nunca começam na hora e nem tem a duração adequadamente controlada. Gasta-se muito tempo com questões e conversas paralelas. No caso do trabalho remoto a situação ficou ainda pior. As reuniões passaram a ser uma alternativa a impossibilidade do controle direto por parte das chefias. Reuniões passaram a ser uma forma de atuação das chefias. Por ter esse aspecto cultural, ainda se vai levar muito tempo para resolver esse problema.

Para começar, uma primeira possibilidade seria a de aplicar às reuniões os mesmos critérios de priorização clássicos que são aplicados para as tarefas, ou seja, classificar as reuniões por graus de importância, urgência e produtividade. Para o excesso de tarefas ou de reuniões, seguindo princípio de Pareto, pode-se definir que vinte por cento das reuniões, ou tarefas, levam a oitenta por cento dos resultados. O problema é identificar quais são as vinte por cento que respondem por oitenta por cento do sucesso.

O importante, então, é definir as prioridades do que fazer, ou de quais reuniões participar. Em linhas gerais só se deve fazer tarefas, ou participar de reuniões, nas quais sua participação seja prioritária, ou seja, aquelas importantes e urgentes. O problema, porém, é saber identificar quais são as reuniões ou tarefas importantes e urgentes.

A primeira coisa é a distinção entre o que é importante e o que é urgente. Conceitualmente, importante é aquilo que leva ao objetivo, aos resultados, ao que se quer na vida, ou no trabalho. Urgente, é obvio, é o que tem que ser feito imediatamente. A partir dessas definições pode-se ter quatro possibilidades para definir as prioridades das coisas a serem feitas, ou das reuniões que se deve participar. Elas podem ser: importantes e urgentes; importantes e não-urgentes; não-importantes e urgentes; não-importantes e não-urgentes. Definitivamente, só se deve participar das reuniões definidas como importantes e urgentes ou das importantes e não-urgentes. Para as demais, as não urgentes e não importantes, o que se pode fazer é pedir para não participar. Afinal, só se está nelas para ouvir comunicações, instruções e observações.

Muitas reuniões são tidas como urgentes mais por hábito ou tradição, não tendo nenhuma importância. Elimine-as ou não participe. Se eliminá-las não for possível, procure encontrar outra maneira de atingir os mesmos objetivos sem as realizar. Caso não seja possível delegá-las, transferi-las, eliminá-las ou substituí-las, concentre-as todas em um só bloco de tempo e tente se livrar delas de uma só vez.

No caso das reuniões convocadas por você, só convoque aquelas que forem estritamente necessárias, ou seja, importantes e urgentes. Examine a possibilidade de substituir a reunião por consultas telefônicas, ou por WhatsApp, Telegram ou por e-mail. Caso seja realmente preciso realizar a reunião, procure reduzir a quantidade de tempo e de participantes. As pessoas não se dão conta que quanto maior o grupo, mais se trabalha mal. A quantidade de interações entre os participantes de uma reunião pode ser calculada pela fórmula de Thelen, pela qual o número interações, ou seja, de "canais de comunicação" é resultante do cálculo C = Np (Np-1)) / 2, onde Np é a quantidade de participantes.

Por essa fórmula, uma reunião com quatro pessoas tem seis canais potenciais de comunicação, já com seis pessoas sobe-se para quinze possibilidades, com oito sobe para 28, e assim sucessivamente, tornando muito difícil o controle do horário e a obtenção de resultados. Fica pior ainda caso se espere que todos possam, de alguma forma, colocar suas ideias e observações. O excesso de pessoas provoca interações e interrupções que são extremamente prejudiciais para a produtividade de uma reunião. A solução possível é definir algumas regras e disciplina para si próprio e para os demais participantes. Aprenda a comunicar, cortesmente, aos colegas, chefes e subordinados, que eles devem evitar observações, comentários e interrupções desnecessárias.

Seguramente, para a produtividade das reuniões, o menos é mais.

Finalizando, por enquanto, a esperança que nos resta é que, na medida em que o home working vai conquistando mais espaço, as pessoas acabem apreendendo a impor prioridades na definição de quantidades, objetivos, tempos, prazos e na lista de participantes nas reuniões.

Gilberto Guimarães é diretor da GG Consulting e professor

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Esta coluna se propõe a responder questões relativas à carreira e a situações vividas no mundo corporativo. Ela reflete a opinião dos consultores e não a do Valor Econômico. O jornal não se responsabiliza nem pode ser responsabilizado pelas informações acima ou por prejuízos de qualquer natureza em decorrência do uso dessas informações.

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